如何以信息系统协助进行盘点工作

    盘点的意义与种类

    所谓盘点,是由人员直接实际点算并确定料件的数量,以验证账面数量是否正确的管理或审查行为。盘点工作在制造型或流通型企业里随处可见,因为料帐合一是企业进行管理工作的最基本条件。依照进行的目的及方式不同,它被分为以下几种:
    ?年终(中)盘点:定期举行大规模、全面性的盘点工作,根据相关的规定,一般企业每年年终应该实施全面的盘点,上市公司部分在年中还要实施一次全面的盘点。
    ?循环盘点:采用信息化管理的企业,为了确保料帐随时一致,将料件依照重要性区分成不同等级后赋予不同循环盘点码,再运用信息工具进行周期性的循环盘点。
    ?抽样盘点:由审查单位或其他管理单位所发起的突击性质的盘点,目的在对仓储管理单位是否落实管理工作进行审核。抽样盘点可针对仓库、料件属性、仓库管理员等不同方向进行。
    ?临时盘点:因为特定目的对特定料件进行的盘点等。
    为了协助盘点,信息系统应提供的管理功能
    盘点工作是信息系统能够提供大量协助的典型管理范畴,因此为了协助盘点工作,信息系统应提供以下的管理功能:

    1.循环盘点码管理功能:
    用户可将料件依照重要性区分成不同等级后赋予不同循环盘点码,举例如下:
    重要程度盘点周期循环盘点码
    非常高每天D
    高每周一W1
    高每周二W1
    :
    :
    中每月第一天M01
    中每月第二天M02
    :
    :
    以2002年8月20日(周二)为例,当天要循环盘点的料件种类就是循环盘点码为
    “D”,“W2”,“M20”以及其它用户定义的料件
    许多管理方法先进的企业都使用循环盘点的作法,每天投入一点人力,以重点管理的方式来确保料帐一致,以免临时发觉数量短缺而投入更庞大的管理成本来应付。

    2.以弹性的方式生成盘点底稿:
    这弹性包含了:可按循环盘点码,工厂、仓库、料件、料件种类(会计、仓管、商品、生管等分类)、批号等生成盘点底稿,而且,还能指定盘点范围为上次盘点日或某日期之后有异动者等等。上述的弹性能帮助用户全方位地掌握盘点工作。

    3.盘点期间仍能允许存货异动
    有时候大型的盘点一做就是两三天,其间,可能会发生紧急出货或紧急领料的状况,若以手工作业,遇到这种状况非常麻烦。但是为了减少麻烦而禁止于盘点期间进行存货异动时却失去弹性,无法处理紧急情况。一个设计良好的信息系统,要能够通过“盘点数量重新赋予”允许在盘点期间进行存货异动,却又能确保盘点的正确性(有许多设计不理想的信息系统是无法有这种弹性的)。

    4.盘点底稿更新与否不影响存货异动
    依据相关的规定,盘点的结果与原帐面有差异时,应该报请审批,但是报批的程序通常需要相当的时间,因此,系统的设计就要允许在盘点底稿未更新的状况下仍能进行存货的异动,因为用户不可能为了等审批而不做生意的。

    5.自动更新盘点底稿并产生存货调整单据
    一旦盘点差异通过了审批,表示用户可以正式承认盘点中发现的差异(包含盘盈及盘损),此时,系统应该能够提供盘点底稿自动更新的功能并自动产生存货调整单据,以简化工作并提高效率。    
    许多企业在实施易飞ERP后,通过循环盘点码及盘点数量重新赋予等功能的运用，大幅提升管理效果,减少了错误发生的机会并确保料帐合一。