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孙强:信息系统审计师和SAP实施与控制

2003-7-14 来源:eworks 作者:孙强 郝晓玲

    新经济时代电子商务带来企业组织与交易方式的巨变,这正在导致会计和咨询工作的改变,新的机会正在不断出现,但在新机会新业务面前,会计业并没有像在诸如财务报表鉴证一样稳固的市场地位;咨询业的收入在指数级增长,但服务的性质也变的越来越有技术倾向,新技术的持续高速发展对传统审计和咨询人员不啻是个更大的挑战。本系列文章将涉及会计和咨询业从业人员面临的挑战和机会。
    我们首先关注的是近一年多来热火朝天的ERP,目前业界普遍认为:ERP的实施不仅仅是软件的事,更重要的是一场管理革命。从这个意义上讲,ERP只是一张皮,深层次的是企业内部变革,所以管理变革若以ERP为助推器,则ERP的实施将水到渠成;若以ERP项目为导火线,试图在公司内部发动管理变革,则往往会面临重重障碍而搁浅,最终不了了之,甚至还可能导致公司被IT拖垮。众所周知,会计和咨询业在管理咨询领域具有稳固的市场地位,但在我国“信息化带动工业化”的大好机遇面前,会计和咨询师如何主动迎接机遇,在信息时代一如既往地巩固其市场地位,这将是一个巨大的挑战。
    目前有许多企业在使用德国SAPR/3企业级集成系统以满足发展的需要,一些企业在意识到ERP的高风险和高失败率的威胁后,开始借助于信息系统审计师,以评估和减少与R/3应用相关的风险。本文正是以信息系统审计师在SAP的实施与控制中的角色和作用为例,来阐述会计和咨询师如何投身我国的信息化建设并发挥至关重要的作用。
    
    了解公司文化
    首要因素是要了解公司的文化以及对变化的响应能力,SAP是企业级的实施,将影响到许多部门。因此,有必要理解各部门及他们的问题,许多分布式组织发现其部门并不欢迎变化或对抵制变化,通过教育用户了解有关R/3系统,并让用户部门参与到决策过程中,项目组将对系统变化有更大的接受程度。
    
    理解并完成过渡变更
    第二个关键成功因素是要求全面的业务过程变更,这些变更要在R/3实施前完成,每个公司都要在R/3实施前进行业务重新评估和重新设计。此外,信息系统审计师还要重新评估更新后对过程的控制,强调与新的目标相关的风险。由于新系统的控制与以前环境中的控制有所不同,信息系统审计师要执行设计阶段评审,处理新系统中的漏洞。
    
    沟通
    第三个关键要素是沟通。所有新系统所影响的员工都需要指导系统的改善与变更,这样才能正确制定期望。因此,有必要在业务各级别用户之间进行沟通。制定严格的沟通计划,以促进人们接受并全面使用新系统。
    信息系统审计师评估R/3开发阶段时要保证团队进行了充分沟通,可以通过会议、讨论组与用户面谈,监督等方式执行评估。沟通的缺乏将导致对系统变更的抵制,团队需要意识到项目的成功在于全体人员的努力。
    
    管理层支持
    许多公司或部门不愿意变更其业务以适应R/3框架,有的甚至持反对态度。获得管理高层支持,对项目而言自始自终都极为必要,并且行政管理者要主动提供承诺。据统计,实施最困难的部分就是使公司的策略与过程和SAP统一起来,R/3是一个集中的、自上而下的结构化的方法。当公司能够在其限定范围内执行操作,就会有成效,因此行政管理者必须鼓励推行流程再造。
    
    SAP项目管理者管理能力
    项目管理也是关键成功因素之一。企业级集成信息系统需要处理各方面的问题,项目管理者应该善于在技术、业务、变化管理需求方面进行协调。所以,项目管理者以及项目团队要善于感知新技术、新业务过程的影响,以及组织结构变更、标准规程变更的影响,这样也能防止项目管理者被实施项目过程中的冲突所压倒。
    
    团队
    项......

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