逃离会议地狱

  会议是驱动公司发展的引擎，要真正发挥其作用。
  文/邝平
  讨厌会议？大部分人都会有此心结吧！
   “会议应该是值得珍惜的资源，但是却变成了无法避免的灾祸。”社会心理学家肯尼思·索尔说。大多数会议都无果而终，整个会议似漫游，经理们喋喋不休，参会人眼珠四处乱转。甚至负面作用更大∶没有任何有建议性的想法产生，浪费时间，打击士气。
  幸运的是，也有些会议是成功的，是有成果的，是员工们翘首盼望的。关键是要有如何提高会议效能的、有创意的头脑。
  
  留住每个人的心
  没人喜欢开会，更没人喜欢久久地站着开会，而这却是Dan阵 Chocolates 公司首席执行官Dan Cunningham喜欢的方法。他每个月会组织几次“站会”，哪怕是有公司以外的人参加的会议也不例外。Dan Cunningham会把会议重点放在需要马上解决的问题上。而他认为，正是因为身体上的不舒服才会让参会人更投入到讨论的问题中。“一个问题上的变数是不断变化的，我们要像医生一样马上给予眼前的病人即时的治疗。而不是坐下来，把所有的事情都积累到一起，等着几天后再一起解决。”
  另一家建筑管理和咨询公司的首席执行官Gary Berman以前在公司打工时就经常站着开会，现在他自己也还是坚持采用这种方式。同时，他把会议都集中在星期五的下午五点，这样能保证员工不会与冗长的会议打持久战。因为对于轻松周末的渴望会让他们很快真正进入问题的核心，会有一种动力让他们绞尽脑汁想出问题的解决方案，那样他们就能开心地回家度周末了。而且周末会议有一个永远的议题就是要求员工梳理下周工作计划，让每个星期一都是一个有准备的开始。
  
  不做日程表的奴隶
  一个日程表可以是蓝图，但却永远不应该是谈话的工具。会议能够产生想法应该比粘附在武断的日程表上更重要。这就是为什么Ryan Simons，一家印刷技术公司的首席执行官，很少让其他人看到他的日程表上有什么安排的原因，也是为什么他会很弹性地监测战略会议时间的原因。他从来不担心那些突然的、不假思索的日程变化。如果重点A可以直接通向重点C，那他会很高兴地、毫不犹豫地跳过重点B。他的另一个提高会议效率的诀窃是在常规会议中交换一些参会者，让一个部门的主管（如IT部）去参加另一个部门的会议（如营销部），或者只是简单地删减名单—目的就是要保证会议室里总是有新鲜的声音，总是有畅所欲言的讨论和激烈的思想碰撞。
  
  避免“信息堆”
  如果开会的目的只是为了向大家公布一些最新消息，如销售数字、软件的升级或假期政策等，除非是你的员工都目不识丁，否则这种会议就只有一个作用—催眠，因为这些“信息堆”是完全可以通过电子邮件让员工们自己仔细阅读的。会议室从来都不应该是这样一个地方，即一个用员工能够通过电子邮件系统阅读的资料来装满他们脑袋的地方。会议要解决的是一些有关争议性的或其他令员工烦扰的问题。
  

一家曾经是500强公司的外包集团首席执行官Kevin Grauman一直坚守“无信息堆”政策。每一次会议都是一次战略会议，大家一起分享想法，获得反馈，提炼公司各方意见。“应该激励员工去解决问题，鼓励他们敢于承担风险，而不是坐等问题的答案。”
  
  不让所有人都说“是”
  如果你希望在会议室看到的就是一张张笑脸，无论何时他们都会对你的意见满口称是，那你就在会议室里挂一面镜子好了。《问题背后的问题》一书的作者John G. Miller曾观察了近1万小时的会议。他发现并总结说，一个屋子里都是些只是点头的男男女女只能浪费每一个人的时间。而他的建议是∶（1）先播种。在会议一星期前就提出一些问题，这样参会的人就会带着哪怕是还不成熟的想法来与大家分享、讨论；（2）抛出问题，然后把员工分成几组，分别讨论10分钟，最后让他们以组为单位说说各自的想法；（3）表扬、奖励那些积极参与并发言的员工。
  
  杜绝催眠
  是谁规定的所有会议必须在千篇一律的公司四面高墙之内进行？Greg James，消费者软件公司首席执行官，每个月会带领员工2~3次去购物商场进行调查，他称这样的非现场会议是他的秘密武器。他们分析包装、定价、降价，还会检验一下新产品。他们也有可能识别出一些可以进一步拓展的、非传统的销售领域。“我们就是要更多地走出去，非现场会议可以让我们更好地了解市场。我们生产零售商需要的产品，而不是我们生产，他们购买。”
  作为Planet Tan公司的首席执行官，Tony Hartl认为新鲜的空气就如同新鲜的想法一样，所以他会定期带着他的高层管理团队走出去开BOB（“船上的商务”）会议。就算是在室内开会，他也尽量让员工感觉到他们似乎置身办公室以外。Planet Tan公司的每月全天战略会议是一个在黑房间里召开的“循环会议”∶房间中央点燃一支蜡烛，而地上满是口袋式的懒骨头座椅。所有这些都是为了让店员工感觉到放松、舒适，让他们毫无顾忌地做诚实的发言，因为他们觉得这样做是安全的。“这确实是一个让寡言的人开口的好方法。大多数公司只不过看见员工本人坐在会议室里了，但他们的心到哪儿去了呢？我们真正地让他们的心灵、他们的思想都打开了。”