欧阳严明-选购企业知识管理系统的八项评估要点

欧阳严明-选购企业知识管理系统的八项评估要点

　　『没有最好的软件产品，只有最适合企业的软件产品』。

您当前可能正在计划选购一套知识管理系统，或是准备开始评估企业是否应该导入知识管理系统；无论是哪一种目的，我们都希望以下八个评估要点能帮助您正确地检视企业的需求，选择最适合的应用软件及供应商。

　　选购企业知识管理系统八项评估要点：

第一项文档管理（Document Management）

1、是否具有数据摘要(Metadata)，记录数据分类、摘要描述、记录来源、定义？

2、是否具有文档版本控制、签出／签入 ( checkin / checkout ) 功能？所有历史版本及更改历程是否都能保存在系统中，提供查阅？

3、能否记录用户对文档的意见，以便进行更改、更新？

4、文档生命周期的管理是否都能自动化？由发布、审核、权限设置，一直到文档过期检查，能结合工作流程工具，自动进行？

第二项安全及权限控管（Security）

1、系统基础平台的安全级别是否可以满足？这样才能够为贵公司重要的知识资源保驾护航。（IBM Lotus Domino是民用产品中安全级别更高的，为B2级）

2、系统是否能设置帐号及层次结构式群组，以便在系统中各子系统应用？

3、是否具有文档的权限控管功能，对于每一份文档可以设置不同的读、写、编修权限？并分为群组及个人层级？

4、系统提供对系统管理员的权限是否有限制？当前，在大部分系统中系统管理员的权利是最大的，这是不应该的，也是安全网络的最薄弱一个环节。我们倡导的思路是系统管理员只能负责和维护系统的稳定性和性能，对于自己没有权限看到的知识文档仍旧不能看到。我们在知识文档层次定义了知识文档可阅读者、可编辑者等限制，如果系统管理员不属于可阅读者或者可编辑者，他仍旧不能看到这些知识文档。

5、系统中对于知识文档是以什么方式进行存储的？防止信息裸露。裸露到服务器上是一个重大的安全漏洞，其他员工登录到服务器，或者黑客登录到服务器，就可以把这些重要的知识资源直接拷贝走。

6、系统是否提供放置恶性下载的机制？系统管理员和其他高级用户可以查看不同用户的下载记录日志，及时禁用相关帐号，防止知识资源的潜性流失。

第三项知识循环（Knowledge Life Cycle Management）

1、除了现有数据的管理之外，能否保存工作中生成的知识？例如群组讨论、工作管理等功能？

2、是否提供用户之间交互的工具？例如意见反馈、评分与建议等，增加用户参与感？

3、是否能由系统提供的机制中，清楚地得知用户的参与及贡献度，并能由用户反馈、使用频率中明确地判别知识价值？例如：知识点评、知识推荐、知识点击率、知识绩效、平衡计分卡。

4、在系统中是否有知识推送功能？从而保证在最合适的时间，把最合适的知识，推送给最需要的人。例如：邮件、待办、推荐、订阅、发布、短信、手机等。

5、通过系统如何把专家的知识转化为企业的知识？如何定义企业的专家？如何保证专家把知识贡献给企业。例如：专家网络等。

6、如何保证我们的系统给各岗位的人员，进行最大的支持？例如：岗位技能、岗位知识配备。

7、系统中是否可以把企业中存在的知识进行分类和检索？例如：知识地图、知识检索。

8、在系统中是否对知识老化进行处理？这样才可以保证我们的知识库不变成垃圾库。以及相关的处理方法。

第四项支持多种数据来源（Multiple Data Source）

1、不同格式的数据是否都能被保存到系统中，创建一致的变址卡及关联链接？（结构化数据和非结构化数据）

2、系统是否能连接远程数据库，让数据来源不限定为同一部主机的档案系统？

3、能否将相关数据集中存放，以共同的变址卡进行标示？即使档案的格式不一、来源不一？

第五项信息检索（Information Searches）

1、能否对所有的数据进行全文检索？包括数据库数据、网页及各种格式的档案？

2、是否能设置不同的检索量程，针对特定的功能模块、或特定的分类目录进行查询？

3、能否针对查询结果进行更多高级查询？例如缩小查询量程、查找相关文档等？

第六项系统环境（Development Environment）

1、系统是否建构于一个开放的系统平台，不限在特定的*作平台上才能正常运作，并且都保持极佳的效能？

2、系统是否能和其它的应用系统进行集成？必要时，可能把企业中现有的系统进行集合。例如（把OA、ERP、HR、PDM等应用系统，采用单点登录的方式）
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